Bonjour,
Oui, ce document échappe difficilement à la procédure du règlement intérieur. Selon l’article L.1321-5 du Code du travail, tout document comportant des obligations générales et permanentes en matière de discipline, d’hygiène ou de sécurité est considéré comme une adjonction au règlement intérieur, quel que soit son intitulé et sa diffusion restreinte aux managers. La Cour de cassation regarde donc le contenu du texte, pas sa présentation : un document qui se borne à rappeler des règles existantes n’est pas une adjonction, mais celui qui crée de nouvelles obligations l’est (Cass. soc., 23 juin 2021, n° 19-15.737).
Attention toutefois à une nuance importante : le règlement intérieur doit fixer la nature et l’échelle des sanctions, mais la loi n’impose aucune liste des fautes. Un comportement peut donc être sanctionné sans figurer expressément au règlement, dès lors qu’il méconnaît une obligation professionnelle déjà applicable au salarié (art. L.1321-1 et L.1331-1 du Code du travail).
Si le document relève bien de l’article L.1321-5, il doit suivre la même procédure que le règlement intérieur :
- consultation préalable du CSE, son avis n’étant que consultatif (art. L.1321-4) ;
- publicité auprès des salariés, par tout moyen (art. R.1321-1) ;
- communication à l’inspecteur du travail, avec l’avis du CSE, l’entrée en vigueur n’intervenant qu’un mois après les formalités (art. L.1321-4).
L’exception d’urgence ne joue qu’en matière de santé et sécurité, avec transmission immédiate au CSE et à l’inspection du travail (art. L.1321-5, al. 2).
Pour les chartes, même logique : ce sont leurs dispositions obligatoires en matière de discipline qui les rattachent au règlement intérieur, pas leur nom. Une annexion matérielle n’est pas exigée ; un document distinct, régulièrement consulté, transmis et publié, est parfaitement opposable (Cass. soc., 5 mai 2021, n° 19-25.699). À l’inverse, une charte qui se borne à décrire la culture de l’entreprise reste une simple décision de gestion.
Concernant l’information des salariés : une diffusion aux seuls managers ne vaut pas publicité. En cas de contentieux, la charge de la preuve pèse sur l’employeur, et s’il ne justifie pas des formalités, il ne peut reprocher au salarié la violation d’une note de service ou d’un règlement inopposable (Cass. soc., 9 mai 2012, n° 11-13.687). Le salarié peut alors demander l’annulation de la sanction au conseil de prud’hommes (art. L.1333-1), sans que cela le dispense de démontrer que les faits ne constituaient pas, par eux-mêmes, un manquement à ses obligations.
Enfin, si le « contrôle interne » constitue un dispositif de surveillance de l’activité des salariés, il obéit à ses propres règles : information et consultation préalables du CSE sur les moyens de contrôle (art. L.2312-38) et information préalable du salarié sur tout dispositif collectant des données personnelles (art. L.1222-4).
En résumé, je vous invite à comparer le contenu de ce document avec le règlement intérieur et les obligations déjà applicables : c’est cette comparaison qui déterminera s’il fallait le soumettre au CSE et à l’inspection du travail, et non son caractère confidentiel.